Excelning 7 tuzog'i: bosh nollar, ilmiy yozuv va matnli raqamlar

Qoldiq jadvali Excelda yaxshi ko'rinadi, lekin 1C ga yuklanganda bir qismi xato beradi. Yoki aksincha: 1C dan chiqarilgan fayl ochilganda kodlar buzilib qoladi. Excel raqam, matn va sanani o'zicha «taxmin qiladi», omborga oid ma'lumotda esa bu taxmin tez-tez noto'g'ri chiqadi. Quyida qoldiq va nomenklatura jadvalini buzadigan yetti holat, ularni qanday sezish va qanday oldini olish.

Yetti tuzoq

1. Kod boshidagi nollar yo'qoladi

Artikul yoki ichki kod 000451 bo'lsa, Excel uni 451 ga aylantirib qo'yadi. Dasturda esa 451 kodi yo'q yoki boshqa tovarga tegishli. Chora: kod ustunini kiritishdan oldin «Matn» formatiga o'tkazing. Tayyor faylda nollar allaqachon yo'qolgan bo'lsa, ularni qo'lda emas, formula bilan tiklang: TEXT(A2;"000000"), bunda nollar soni kod uzunligiga teng.

2. Shtrix-kod ilmiy yozuvga aylanadi

13 xonali shtrix-kod kiritilsa, Excel uni 4,78E+12 ko'rinishida chiqaradi. Ko'rinish tuzatilsa, raqam saqlanib qoladi. Lekin 15 xonadan uzun kod (masalan, 18 xonali paddon yorlig'i) kiritilsa, Excel oxirgi xonalarni nolga almashtiradi va ular qaytmaydi. Shuning uchun shtrix-kodlar ustuni boshidanoq matn formatida bo'lishi kerak.

3. Miqdor matn bo'lib qoladi

Katak chap tomonga tekislansa yoki burchagida yashil uchburchak chiqsa, ichidagi son aslida matn. Jami yig'indi bunday kataklarni hisoblamaydi. Tekshirish oson: COUNT(B:B) soni bilan COUNTA(B:B) soni bir xil bo'lishi kerak. Farq bo'lsa, matnli kataklar bor. VALUE funksiyasi yoki «Ustunlarga bo'lish» buyrug'i matnni songa qaytaradi.

4. Kasr belgisi va ming ajratgichi

Bir kompyuterda 12,5 deb yoziladi, boshqasida 12.5. Fayl bir sozlamali kompyuterdan ikkinchisiga o'tsa, kasr son matnga yoki sanaga aylanadi. «1 250» ko'rinishidagi sonlarda esa ba'zan bo'linmaydigan bo'shliq turadi va Excel ularni son deb tanimaydi. Chora: SUBSTITUTE(B2;CHAR(160);"") bilan bo'shliqni olib tashlang va kasr belgisini yagona qiling.

5. Excel o'zi sanaga aylantiradi

Partiya raqami «12-05», qadoq «1-2 kg», o'lcham «3/4» kiritilsa, Excel buni sana deb o'qiydi va katakda «12-may» chiqadi. «1E5» kabi partiya raqami esa 100000 ga aylanadi. Asl yozuvni qaytarish ko'pincha mumkin emas, chunki sana ichki raqam sifatida saqlangan. Bunday ustunlarni ham oldindan matn formatiga o'tkazing.

6. Ko'rinmas bo'shliqlar

«A-1042» va «A-1042 » (oxirida bo'shliq bilan) ko'zga bir xil, lekin VLOOKUP ikkinchisini topolmaydi va #N/A beradi. Sabab ko'pincha boshqa dasturdan nusxalash. Tozalash: TRIM(SUBSTITUTE(A2;CHAR(160);" ")). Tekshirish: LEN(A2) ko'zga ko'ringan belgilar sonidan katta bo'lsa, ortiqcha belgi bor.

7. Birlashtirilgan katak, yashirin qator va filtr

Birlashtirilgan kataklar tartiblashni to'xtatadi va yuklashda qatorlarni siljitadi. Yashirin qatorlar ko'zdan yo'qoladi, ammo ba'zi formulalarga kirib ketadi. Faol filtr esa tanlangan qatorlarni ko'rsatib, qolganini yashirgan bo'ladi, shuning uchun nusxalash va yig'indi to'liq emas. Faylni qayta ishlashdan oldin hammasini ochib chiqing: katakchalarni ajrating, yashirin qatorlarni ko'rsating, filtrni olib tashlang.

Tekshiruv tartibi

Har bir olingan faylda uchta tekshiruvni o'tkazing: ustun formatlari (matn yoki son), COUNT bilan COUNTA farqi va kod ustunidagi LEN. Bu besh daqiqa vaqt oladi, ammo 1C ga yuklashdagi xatolarning ko'pini oldindan ko'rsatadi.

Qaysi ustun qaysi formatda bo'lsin

Qoidani jadvalning boshiga yozib qo'ying:

• kod, artikul, shtrix-kod, partiya: faqat matn;
• miqdor va narx: son, kasr belgisi bitta;
• sana: sana formati, yil to'liq;
• nom va izoh: matn, ortiqcha bo'shliqsiz.

Shartli misol: 900 qatorli faylda 140 ta kod 6 xonali bo'lishi kerak edi, lekin nollar yo'qolib, 5 xonaga aylangan. Formatni to'g'rilab, TEXT bilan tiklangach, yuklashdagi «kod topilmadi» xatosi yo'qoldi, qolgan 23 ta qator esa haqiqiy yangi kartochka bo'lib chiqdi.

Xulosa

Excel jadvallaridagi xatolar ko'pincha ma'lumotning o'zida emas, uning ko'rinishida: nol yo'qolgan, kod ilmiy yozuvga aylangan, miqdor matn bo'lib qolgan. Format qoidasi va uch daqiqalik tekshiruv bu muammolarni yuklashdan oldin ushlaydi. SkladSoft Excel jadvallarini nusxada tekshirib, buzilgan kod, matnli son va ko'rinmas belgilarni topadi hamda yuklashga tayyor tozalangan fayl topshiradi.