Sanoq varaqlarini Excelga kiritish: ikki kishi, bitta natija

Sanoq yaxshi o'tdi: har bir joy ikki kishi tomonidan sanaldi, varaqlar to'ldirildi, raqamlar aniq yozilgan. Keyin varaqlar stolga tushdi va kimdir ularni Excelga kiritdi. Aynan shu yerda ko'pchilik xato paydo bo'ladi: sanoqda emas, ma'lumotni qog'ozdan jadvalga o'tkazishda. O'z kiritganingizni qayta o'qib chiqish deyarli foyda bermaydi, chunki ko'z yozilgan narsaga emas, kutilgan narsaga qaraydi. Yechim oddiy va arzon: ikki marta kiritish, ya'ni ikki kishi varaqlarni alohida kiritadi, natijalar esa solishtiriladi.

Kiritishda qanday xatolar bo'ladi

• Raqamlar o'rni almashadi: 21 o'rniga 12, 405 o'rniga 450.
• Ortiqcha yoki yetishmayotgan nol: 120 o'rniga 1200 yoki 12.
• Qator o'tkazib yuboriladi yoki ikki marta kiritiladi.
• Son qo'shni tovarning qatoriga tushadi, ya'ni butun ustun bir qatorga siljiydi.
• O'lchov birligi aralashadi: dona o'rniga quti.
• Yozuv o'qib bo'lmaydi: 1 bilan 7, 4 bilan 9 adashadi.

Shartli hisob: kiritishda har 200 ta kiritilgan qiymatdan biri xato bo'lsa, 3 000 qatorli sanoqda taxminan 15 xato chiqadi. Bu raqamlar o'lchov natijasi emas, faqat masshtabni ko'rsatish uchun. Lekin bitta noto'g'ri nol ham ming dona tovarni «ortiqcha» qilib yuboradi, shuning uchun kiritish alohida nazoratga loyiq.

Ikki kishi, ikki nusxa

Tartib quyidagicha:

1. Sanoq varaqlariga tartib raqami qo'yiladi, har bir qator ham raqamlangan bo'ladi.
2. Ikki kishi bir xil shablonli ikkita alohida faylga kiritadi. Shablon ustunlari: varaq raqami, qator raqami, joy, kod, miqdor.
3. Ular bir-birining faylini ko'rmaydi va ma'lumotni nusxalamaydi.
4. Tugagach, ikkala fayl uchinchi odamga yoki tekshiruvchiga topshiriladi.

Kiritishni sanoqda qatnashmagan odamlarga topshirgan ma'qul. Sanovchi o'z varag'ini kiritsa, o'qib bo'lmaydigan joyni «o'zim bilaman» deb taxmin bilan o'qiydi, begona odam esa to'xtab, savol beradi. Shunda xato kiritish paytidayoq ko'rinadi.

Ikkinchi nusxa kiritish vaqtini ikki baravar oshiradi, lekin xatoni topishning boshqa ishonchli yo'li yo'q: ikki kishi bir xil joyda bir xil xatoni qilishi juda kam uchraydi. Shuning uchun nusxalar orasidagi har bir tafovut xato belgisidir.

Nusxalarni solishtirish

Birinchi faylga uchinchi varaq qo'shing va kalit qilib varaq raqami bilan qator raqamini birlashtiring. Ikkinchi fayldan miqdorni VLOOKUP bilan oling: topilmagan qatorlar o'tkazib yuborilganlarni ko'rsatadi. Keyingi ustunda birinchi nusxa minus ikkinchi nusxa farqini hisoblang va faqat noldan farq qiladiganlarni filtrlang.

Shartli misol: 600 qator, 9 tafovut. Ulardan 4 tasida raqamlar o'rni almashgan, 3 tasida ortiqcha nol bor, 2 qator birinchi nusxada o'tkazib yuborilgan. Ro'yxat qisqa, ko'rib chiqish esa har bir qator uchun bir minut: qog'oz varaqni ochib, to'g'ri qiymatni topasiz. Kim xato qilganini ham yozib qo'ying: bu jazo uchun emas, keyingi safar nimaga e'tibor berishni bilish uchun.

Nazorat yig'indilari

Har bir varaq oxiriga sanovchi shu varaqdagi miqdorlar yig'indisini yozsin. Kiritayotgan odam bu sonni ham jadvalga kiritadi, Excel esa varaq bo'yicha qatorlar yig'indisini qo'lda yozilgan jami bilan solishtiradi. Mos kelmasa, o'sha varaqda xato yoki o'tkazib yuborilgan qator bor. Bu usul ikki marta kiritishni to'ldiradi: u xatoni kiritish paytidayoq ko'rsatadi.

Qachon ikki marta kiritish shart emas

Hajm kichik bo'lsa, masalan ellik qatorgacha, ikkinchi kishi qiymatlarni baland ovozda o'qib, birinchisi jadvalga qarab tasdiqlashi ham yetadi. Hajm katta bo'lsa, yoki tovar qimmat bo'lsa, ikkala nusxa kerak. Ikki kishining kiritishga sarflagan vaqti ko'pincha qayta sanashga ketadigan vaqtdan kam, qayta sanash esa odatda butun jamoani ishdan chalg'itadi.

Xulosa

Sanoq natijasini buzadigan xato ko'pincha kiritishda tug'iladi. Ikki mustaqil nusxa, kalit bo'yicha solishtirish, varaq jamilari va himoyalangan shablon bu xatolarning deyarli hammasini ushlaydi. SkladSoft sanoq varaqlarini ikki marta kiritib, nusxalarni solishtiradi va tafovutlarni qog'oz varaq bilan tekshirib, tozalangan natija jadvalini topshiradi; tizimga yuklash faqat sizning yozma roziligingiz bilan bajariladi.