Sanoqdan oldin ma'lumotni tekshirish: 12 ta nazorat

Ko'pchilik sanoqni ombordan boshlaydi: varaqlarni chop etadi, odamlarni to'playdi, javonlarni sanaydi. Farqlar chiqqach esa ularning yarmi javondagi tovarga emas, dasturdagi ma'lumotga tegishli bo'lib chiqadi: dublikat kartochka, o'tkazilmagan hujjat, birligi noto'g'ri yozilgan tovar. Sanoqdan oldin ma'lumotni qisqa tekshiruvdan o'tkazish farqlarni kamaytiradi va qolganlarini tahlil qilishni yengillashtiradi. Quyida o'n ikki nuqtadan iborat ro'yxat.

O'n ikki nazorat

1. Dublikat kartochkalar: nomi, artikuli yoki shtrix-kodi bir xil yoki deyarli bir xil tovarlar.
2. O'lchov birligi: bo'sh, aralash yoki asosiy birligi noto'g'ri tanlangan kartochkalar (dona o'rniga quti).
3. Shtrix-kodlar: bo'sh, takror yoki uzunligi noto'g'ri kodlar.
4. Harakatsiz kartochkalar: sanoq varag'ini cho'zadigan, lekin hech qachon ishlatilmagan qatorlar.
5. Manfiy qoldiq: dasturda noldan kam tovar bo'lishi mumkin emas, ya'ni chiqim kirimdan oldin o'tkazilgan.
6. O'tkazilmagan hujjatlar: qoralamada qolgan kirim, chiqim va qaytarish hujjatlari.
7. Yo'ldagi tovar: bir omborda chiqim o'tgan, ikkinchisida kirim hali yo'q ko'chirishlar.
8. Nol narx yoki narxsiz kirim: ular zaxira summasini buzadi.
9. Kesim vaqti: sanoq qaysi sana va soatdan boshlanishi aniq yozilgan bo'lsin.
10. Begona tovar: komissiyaga olingan, javobgar saqlashdagi yoki qaytarilishi kutilayotgan tovarlar alohida belgilangan.
11. Joylar ro'yxati: ombordagi har bir javon, polda turgan paddon va vaqtinchalik joy varaqlarda bor.
12. Varaqlar va mas'ullar: varaqlar kod bo'yicha tuzilgan, har bir joyga ikki sanovchi tayinlangan.

Birinchi to'rt nazorat kartochkalarga, 5–8 hujjatlarga va qoldiqqa, qolgani tashkiliy jihatlarga tegishli. Bu bo'linish tekshiruvni kimga topshirishni belgilaydi: kartochkalar tovar bo'yicha mas'ulga, hujjatlar hisobchiga, tashkiliy masalalar ombor mudiriga.

Qaysi tartibda o'tkazish

Tartib muhim, chunki ba'zi tuzatishlar boshqalarining natijasini o'zgartiradi. Avval kartochkalarni tartibga soling (1–4): dublikatni birlashtirsangiz, qoldiq ham qayta hisoblanadi. Shundan keyin hujjat va qoldiq nazoratlariga o'ting (5–8). Eng oxirida tashkiliy masalalarni hal qiling (9–12) va sanoq varaqlarini chop eting. Varaqlar tozalangan ro'yxat bo'yicha tuzilgani muhim, aks holda ularga eskirgan kartochkalar kirib qoladi.

Vaqt talab qiladigan nazorat — dublikatlar. Qolgan nazoratlarning ko'pi filtr va bir-ikki formulaga tayanadi, shuning uchun jami ishni bir necha kunda tugatish mumkin. Aniq muddat kartochkalar soniga bog'liq.

Excelda tez tekshirish usullari

Nazoratlarning ko'pi nomenklatura va qoldiq eksportini Excelga chiqarib, bir necha daqiqada o'tkaziladi:

• takror kod yoki shtrix-kod: COUNTIF(A:A;A2) natijasi 1 dan katta bo'lgan qatorlarni filtrlang;
• bo'sh birlik va bo'sh shtrix-kod: ustun bo'yicha «bo'sh» qiymatni tanlang;
• manfiy qoldiq va nol narx: son ustuniga «noldan kichik» yoki «nolga teng» filtrini qo'ying;
• nom takrori: nomni kichik harfga o'tkazib, ortiqcha bo'shliqlarni TRIM bilan olib tashlang, so'ng yana COUNTIF bilan tekshiring.

Bu usullar kodi bir xil bo'lmagan, lekin nomi o'xshash kartochkalarni topmaydi, ularni ko'z bilan ko'rib chiqish kerak bo'ladi.

Topilmalar bilan nima qilish

Har bir nazorat uchun jadvalga to'rt narsa yozing: nazorat nomi, nechta holat topildi, nechtasi hal qilindi, kim mas'ul. Hal qilinmagan holatlar sanoqni to'xtatmasligi kerak, lekin ular «ochiq» ro'yxatda qolishi shart. Sanoq natijasi chiqqach, ochiq ro'yxatdagi qatorlar birinchi bo'lib tahlil qilinadi, chunki farq shu yerdan chiqishi ehtimoli yuqori. Natija jadvalini sanoq varaqlari bilan birga saqlang: bir yildan keyin ham o'sha sanada ma'lumot qanday holatda bo'lgani ko'rinib turadi, keyingi sanoqda esa o'tgan yilgi xatolar qaytib kelmaganini solishtirish mumkin.

Shartli misol

2 000 pozitsiyali omborda tekshiruv quyidagilarni ko'rsatdi: 45 ta dublikat, 12 ta bo'sh birlik, 6 ta manfiy qoldiq, 19 ta o'tkazilmagan hujjat, 3 ta yo'ldagi ko'chirish. Sanoqdan oldin 45 ta dublikat birlashtirildi, 17 ta hujjat o'tkazildi, 2 ta hujjat «ochiq» ro'yxatda qoldi. Sanoqdan keyin farqlar ro'yxatida bu muammolar yo'q edi, tahlil esa haqiqiy kamomad va ortiqchaga qaratildi.

Xulosa

Sanoqdan oldingi tekshiruv ma'lumotdagi xatolarni sanoq natijasidan ajratadi: javonda nima turgani bilan dasturda nima yozilgani alohida o'rganiladi. O'n ikki nazorat, ularning tartibi va natija jadvali bu ishni tizimli qiladi. SkladSoft eksport nusxasida shu o'n ikki nazoratni o'tkazib, topilgan holatlar ro'yxatini sabablari bilan topshiradi; tizimdagi tuzatishlar esa faqat sizning yozma roziligingiz bilan kiritiladi.