Как собрать Excel-файлы нескольких складов в один список

На трёх складах три сотрудника ведут свои файлы Excel. В первом столбец называется «Soni», во втором «Qoldiq», в третьем «Кол-во». В одном названия товаров написаны с заглавной буквы, в другом все прописными, а единица измерения у кого-то штуки, у кого-то коробки. В конце месяца бухгалтер вручную копирует эти файлы в одну таблицу, и ошибки накапливаются именно здесь. Ниже — упорядоченный способ свести несколько файлов в один чистый список.

Соберите файлы и составьте их перечень

До объединения выясните, какие файлы вообще есть. Сделайте простую таблицу: имя файла, склад, кто ведёт, дата последнего изменения, список столбцов. Если найдутся две версии одного склада, актуальную должен подтвердить ответственный за склад, а не угадывать. По каждому файлу запишите три вещи: сколько строк, чему равно общее количество, есть ли скрытые или пустые строки. Эти цифры станут опорой для проверки после объединения.

Исходные файлы переложите в отдельную папку «оригиналы» и не трогайте. Работа идёт на копиях: если при объединении что-то пойдёт не так, можно вернуться к исходному состоянию.

Единый шаблон и столбец-источник

Заранее определите столбцы сводной таблицы. Обычно достаточно такого набора:

• код или артикул товара;
• название товара;
• единица измерения;
• склад;
• количество;
• цена, если нужна;
• примечание;
• источник: имя файла, лист и номер строки в оригинале.

Приведите столбцы каждого файла к этому шаблону: «Soni», «Qoldiq» и «Кол-во» становятся «количеством». Таблицу соответствий сохраните отдельно, чтобы завтра, когда придёт четвёртый файл, не делать её заново.

Столбец-источник важен. Если в сводной таблице возникнет противоречие, именно он покажет, где строка была изначально, и ответит на вопрос «кто записал это число?».

Вместе со столбцами приведите к единому виду и значения. Определите список единиц (шт, коробка, кг) и приведите к нему написание в каждом файле. Названия складов тоже пишите одинаково: «Склад 1», «1-склад» и «Основной склад» не должны стать тремя разными складами, иначе в сводной таблице под одним складом окажется три строки.

Объединение и проверка

Если файлов 2–5 и они небольшие, достаточно скопировать строки в единый шаблон. Если файлов много или они обновляются каждый месяц, удобно использовать Power Query в Excel: в разделе «Данные» можно взять из папки файлы с одинаковой структурой и свести их в одну таблицу. Настройка делается один раз, а при добавлении новых файлов таблица обновляется.

После объединения проверьте итог. Посчитайте общее количество по каждому исходному файлу и сравните с суммой в сводной таблице в разрезе источника. Не совпало — строки потерялись или добавились дважды. Сравните и число строк. Сохраните результат, поставьте дату в имя файла и дальше работайте с новой копией: так можно вернуться с любого этапа.

Как разбирать противоречия

В сводной таблице встречаются четыре типа ситуаций:

1. Один код, один склад, два файла. Это может быть копия, а может быть ввод двух людей по отдельности. Не суммируйте числа автоматически: пусть ответственный за склад решит, какое верное. Найти такие строки можно по ключу «склад плюс код» с помощью COUNTIF.
2. Один код, разные склады. Обычная ситуация: остаются две строки, различает их столбец склада.
3. Один товар, разные коды или названия. Это дубль, который решается при чистке номенклатуры.
4. Разные единицы. Если в одном файле штуки, а в другом коробки, приведите их к одной единице до объединения.

Условный пример: в трёх файлах трёх складов всего 2 100 строк. После объединения 140 строк оказались повторами по складу и коду, ещё 85 кодов записаны под разными названиями. После разбора повторов осталось 1 960 уникальных строк, а сумма количеств по трём файлам в разрезе источника сошлась.

Вывод

Для объединения файлов Excel достаточно копии, единого шаблона, столбца-источника и проверки итогов; основная сложность — в правильном разборе противоречий. SkladSoft сводит таблицы Excel разных складов и сотрудников в один чистый список: одинаковые названия, единые единицы, один источник; каждая строка показывает, из какого файла пришла, а исходные файлы не затрагиваются.