Kontragentlar ro'yxati: o'tishdan oldin takror yozuvlarni tozalash

Bitta yetkazib beruvchi kontragentlar ro'yxatida uch xil nom bilan turadi: «Oltin Vodiy MChJ», «MChJ Oltin vodiy» va «Oltin Vodiy». Kirim hujjatlari esa shu uchalasiga tarqalib ketgan. Natijada yetkazib beruvchi bilan hisob-kitob, olingan tovar hajmi yoki narxlar tarixi bo'yicha to'liq ma'lumot yo'q: har bir kartochkada faqat bir parcha. Yangi tizimga o'tishdan oldin bunday takrorlarni tozalash eng arzon paytda hal qilinadigan ish. O'tgandan keyin dublikat yangi hujjatlar bilan o'sib boradi. Quyida kontragent dublikatlarini topish va birlashtirish tartibi.

Dublikat qayerdan paydo bo'ladi

Takror yozuvlar odatda bir necha oddiy sababdan chiqadi:

• tashkilot nomi turlicha yozilgan: tashkiliy shakl (MChJ, OOO, «LLC») boshida yoki oxirida, qo'shtirnoq bor-yo'q, katta-kichik harf;
• kirill va lotin yozuvi aralashgan, apostrof turlicha;
• qidirishda topilmagan xodim yangi kartochka ochgan;
• tashkilot nomini o'zgartirgan yoki qayta ro'yxatdan o'tgan, eski kartochka esa qolgan;
• Excel fayldan yuklashda kartochkalar qayta yaratilgan.

Qarama-qarshi holat ham bor: nomi o'xshash, lekin boshqa tashkilot. Shuning uchun nom bo'yicha topilgan nomzodni o'z-o'zidan birlashtirish xavfli.

Dublikat nafaqat noqulaylik. U yetkazib beruvchi bilan o'zaro hisob-kitob qoldig'ini ikkiga bo'ladi: bir kartochkada qarz, ikkinchisida avans ko'rinadi. Jami to'g'ri bo'lsa ham, har bir kartochka alohida qaralganda noto'g'ri tuyuladi va hisobchi ularni qo'lda solishtirishga majbur bo'ladi.

STIR bo'yicha qidirish

Eng ishonchli kalit nom emas, STIR (soliq to'lovchining identifikatsiya raqami). Ikki kartochkada STIR bir xil bo'lsa, odatda bu bitta tashkilot. Excelga kontragentlar ro'yxatini STIR ustuni bilan chiqaring va ustunni matn formatiga o'tkazing, aks holda raqamlar buzilishi mumkin. Takrorlarni COUNTIF(B:B;B2)>1 bilan belgilab, filtrlang.

Ikki ehtiyot chorasi bor. Birinchisi: STIR bo'sh yoki noto'g'ri yozilgan kartochkalarni alohida ro'yxatga oling. Ular ko'pincha eng ko'p dublikat beradi, chunki ularda tekshirish kaliti yo'q. Ikkinchisi: bir tashkilotning bosh ofisi, filiali yoki alohida hisob yuritiladigan bo'linmasi tizimda ataylab alohida kartochka bo'lishi mumkin. STIR bir xil bo'lsa ham, bunday kartochkalarni birlashtirishdan oldin ularning alohida yuritilishiga sabab bor-yo'qligini aniqlang.

Nom bo'yicha qidirish

STIR bo'sh bo'lsa, nomga qaytish kerak, lekin to'g'ridan-to'g'ri emas. Excelda yordamchi ustun yarating va nomni «normallashtiring»: kichik harfga o'tkazing (LOWER), ortiqcha bo'shliqlarni olib tashlang (TRIM), tashkiliy shakllarni (MChJ, OOO, LLC), qo'shtirnoq va tinish belgilarini bo'sh qiymat bilan almashtiring (SUBSTITUTE). Keyin normallashtirilgan ustun bo'yicha takrorlarni qidiring.

Shartli misol: «Oltin Vodiy MChJ», «MChJ Oltin vodiy» va «OLTIN VODIY» normallashtirilgach, uchalasi ham «oltin vodiy» bo'ladi va bitta guruhga tushadi. Natijadagi ro'yxat nomzodlar xolos: har bir guruhni STIR, telefon, shartnoma yoki manzil bo'yicha qo'lda tasdiqlang. Kirill va lotin harflari aralashib ketgan nomlarni ham alohida ko'ring: ko'zga bir xil ko'ringan nom normallashtirishdan keyin ham farq qilishi mumkin.

Birlashtirish tartibi

1. Har bir guruhdan asosiy kartochkani tanlang: to'liq rekvizitli, eng ko'p hujjati bor, STIR to'g'ri yozilgan.
2. Birlashtirishdan oldin kontragent bo'yicha hisob-kitob qoldig'ini (qarz va avanslar) yozib oling.
3. Qolgan kartochkalarni asosiyga bog'lang. Agar tizimingizda birlashtirish yoki bog'lash imkoni bo'lsa, undan foydalaning; hujjatlari bor kartochkani o'chirmang.
4. Birlashtirishdan keyin hisob-kitob qoldig'ini qayta ko'ring: u avvalgi jami bilan bir xil bo'lishi kerak.
5. Natijani o'zgarishlar jurnaliga yozing: eski kartochkalar, asosiy kartochka, sabab.

Birlashtirish ko'p tizimlarda qaytarib bo'lmaydigan amal. Shuning uchun uni ishchi bazada emas, avval nusxada sinab ko'ring va ishchi bazaning nusxasini saqlab qo'ying.

Shartli misol: 600 ta kontragentdan 38 tasi takror guruhlarga tushdi, ulardan 14 tasida STIR bo'sh. Avval STIR bor 24 ta kartochka tartibga solinadi, qolganlari esa telefon yoki shartnoma orqali tasdiqlanadi.

Xulosa

Takror kontragentlar hisob-kitob tarixini bo'laklarga bo'ladi, shuning uchun ularni STIR bo'yicha topib, nom bo'yicha tasdiqlash va qoldiqni oldin-keyin solishtirib birlashtirish kerak. SkladSoft kontragentlar ro'yxatini nusxada tekshiradi, takror guruhlarni va STIR bo'sh kartochkalarni ajratadi hamda birlashtirish xaritasini o'zgarishlar jurnali bilan topshiradi; tizimga kiritish esa yozma roziligingiz bilan bajariladi.