Справочник контрагентов: чистим дубли до перехода на новую систему

Один поставщик значится в справочнике контрагентов под тремя названиями: «ООО Золотая долина», «Золотая Долина ООО» и «Золотая долина». Документы прихода разбросаны по всем трём. В итоге нет полной информации о расчётах с поставщиком, об объёме закупок и истории цен: в каждой карточке лишь фрагмент. Почистить такие дубли перед переходом на новую систему проще и дешевле всего. После перехода дубль растёт вместе с новыми документами. Ниже — как найти и объединить дубли контрагентов.

Откуда берутся дубли

Повторяющиеся записи обычно возникают по нескольким простым причинам:

• название организации написано по-разному: организационная форма (ООО, MChJ, LLC) в начале или в конце, кавычки есть или нет, регистр букв;
• смешались кириллица и латиница, по-разному записан апостроф;
• сотрудник не нашёл контрагента поиском и завёл новую карточку;
• организация сменила название или перерегистрировалась, а старая карточка осталась;
• при загрузке из файла Excel карточки были созданы заново.

Бывает и обратное: название похоже, но организация другая. Поэтому объединять кандидата, найденного по названию, автоматически опасно.

Дубль — это не только неудобство. Он делит взаиморасчёты с поставщиком надвое: в одной карточке виден долг, в другой аванс. Итог может быть верным, но каждая карточка по отдельности выглядит неправильной, и бухгалтеру приходится сопоставлять их вручную.

Поиск по ИНН

Самый надёжный ключ — не название, а ИНН (идентификационный номер налогоплательщика, в Узбекистане его называют STIR). Если в двух карточках ИНН одинаков, это, как правило, одна организация. Выгрузите список контрагентов в Excel со столбцом ИНН и переведите столбец в текстовый формат, иначе числа могут исказиться. Повторы отметьте формулой COUNTIF(B:B;B2)>1 и отфильтруйте.

Здесь две предосторожности. Первая: карточки с пустым или неверно записанным ИНН выделите в отдельный список. Именно среди них чаще всего прячутся дубли, потому что у таких карточек нет ключа проверки. Вторая: головной офис, филиал или подразделение, расчёты с которым ведутся отдельно, могут намеренно числиться отдельной карточкой. Даже при одинаковом ИНН перед объединением выясните, есть ли причина вести такие карточки раздельно.

Поиск по названию

Когда ИНН пустой, приходится вернуться к названию, но не напрямую. В Excel создайте вспомогательный столбец и «нормализуйте» название: переведите в нижний регистр (LOWER), уберите лишние пробелы (TRIM), организационные формы (ООО, MChJ, LLC), кавычки и знаки препинания замените пустой строкой (SUBSTITUTE). Затем ищите повторы по нормализованному столбцу.

Условный пример: «ООО Золотая долина», «Золотая Долина ООО» и «ЗОЛОТАЯ ДОЛИНА» после нормализации становятся «золотая долина» и попадают в одну группу. Полученный список — лишь кандидаты: каждую группу подтвердите вручную по ИНН, телефону, договору или адресу. Отдельно посмотрите названия, где смешались кириллица и латиница: внешне одинаковое название и после нормализации может остаться разным.

Порядок объединения

1. Из каждой группы выберите основную карточку: с полными реквизитами, с наибольшим числом документов и правильно записанным ИНН.
2. До объединения запишите остаток расчётов с контрагентом (долги и авансы).
3. Остальные карточки привяжите к основной. Если в вашей системе есть объединение или замена ссылок, пользуйтесь ею; карточку с документами не удаляйте.
4. После объединения заново посмотрите расчёты: итог должен совпадать с прежним.
5. Запишите результат в журнал изменений: прежние карточки, основная карточка, причина.

Объединение во многих системах необратимо. Поэтому сначала отработайте его не в рабочей базе, а в копии и сохраните копию рабочей базы.

Условный пример: из 600 контрагентов 38 попали в группы повторов, у 14 из них ИНН пустой. Сначала приводятся в порядок 24 карточки с ИНН, остальные подтверждаются по телефону или договору.

Вывод

Дубли контрагентов дробят историю расчётов, поэтому их нужно находить по ИНН, подтверждать по названию и объединять, сверяя остаток до и после. SkladSoft проверяет справочник контрагентов на копии, выделяет группы повторов и карточки с пустым ИНН и передаёт карту объединения вместе с журналом изменений; внесение в систему выполняется только с вашего письменного согласия.