O'zgarishlar jurnali: oldin, keyin va sabab har bir qatorda

Ma'lumot tozalandi: qirqta takror kartochka birlashtirildi, o'nlab tovarning birligi to'g'rilandi, bo'sh kartochkalar arxivga o'tdi. Ikki oydan keyin hisobchi so'raydi: «Bu tovarning qoldig'i nega o'tgan oydagidan boshqacha?» Agar nima o'zgargani yozib qo'yilmagan bo'lsa, javob qidirish uchun yana eksport, solishtirish va taxminlar kerak bo'ladi. Buning oldini oladigan narsa o'zgarishlar jurnali: har bir tuzatishning izi qoladigan oddiy jadval. Quyida jurnal nima uchun kerakligi, qaysi ustunlardan iboratligi va uni qanday yuritish haqida.

Jurnal nima beradi

Birinchidan, izlash imkoni: har qanday tovar bo'yicha uning kartochkasida nima va nima uchun o'zgargani ko'rinadi. Ikkinchidan, qaytarish imkoni: tuzatish xato bo'lib chiqsa, «oldingi qiymat» ustuni asl holatni tiklashga yordam beradi. Uchinchidan, ishonch: hisobchi va auditor jurnalni ko'rib, tuzatish asossiz emasligiga ishonch hosil qiladi. To'rtinchidan, kelgusi xatolarning oldini olish: jurnaldagi sabablar sanalsa, qaysi xato eng ko'p takrorlanayotgani ko'rinadi. Masalan, yozuvlarning yarmi «dublikat» bo'lsa, yangi kartochka ochish qoidasini kuchaytirish kerak. Jurnalsiz «tozalandi» degan gap bahsli bo'lib qoladi.

Ba'zi tizimlar o'zi ham o'zgarishlar tarixini saqlaydi. Agar sizning tizimingizda shunday imkoniyat yoqilgan bo'lsa, undan foydalaning, lekin u faqat nima o'zgarganini yozadi. Nima uchun o'zgargani va qaysi hujjat asosida ekani esa faqat siz yuritadigan jurnalda turadi.

Jurnal ustunlari

Odatda quyidagi ustunlar yetarli:

• tartib raqami va sana;
• kim o'zgartirdi;
• ob'ekt: kartochka kodi yoki hujjat raqami;
• maydon: nom, birlik, shtrix-kod, ombor, miqdor;
• oldingi qiymat;
• yangi qiymat;
• sabab: ro'yxatdan tanlanadigan qiymat;
• asos: qaysi hujjat, sanoq varag'i yoki xat bo'yicha;
• holat: tavsiya, kelishilgan, tizimga kiritilgan;
• kim tasdiqladi.

Sabab va holat ustunlarini Excelda ro'yxatdan tanlanadigan qiling. Sabab ustuni erkin matn bo'lmasin. «Dublikat», «birlik xatosi», «sanoq natijasi», «hujjat o'tkazilmagan», «reglament bo'yicha yagonalash» kabi qisqa ro'yxat tuzing. Shunda jurnalni keyin sabab bo'yicha guruhlab, qaysi turdagi xato ko'p ekanini ko'rish mumkin bo'ladi.

Holat ustuni ham muhim. Tozalash fayli tayyor bo'lgani bilan tizimga kiritilgan bo'lmasligi mumkin. «Kelishilgan» va «kiritilgan» ning farqi jurnalda ko'rinib tursin, aks holda hisobchi qaysi tuzatish allaqachon amalda ekanini bilmaydi.

Misol qatorlar

Shartli misol, uch qatordan iborat jurnal ko'rinishi:

1. Q-0412, maydon «birlik»: dona → quti (1 quti = 12 dona), sabab «birlik xatosi», asos: kirim hujjati va narx tekshiruvi.
2. Q-0733 va Q-0734, maydon «kartochka»: ikkita yozuv bittaga birlashtirildi, sabab «dublikat», asos: bir xil shtrix-kod.
3. Q-1105, maydon «holat»: faol → arxiv, sabab «harakatsiz», asos: uch yil davomida hujjat yo'qligi.

Har qatorda «oldin» va «keyin» yonma-yon turadi. Shu uchtasini o'qigan odam qanday ish bajarilganini aniq tushunadi.

Jurnalni yuritish qoidalari

• Bir qator — bir o'zgarish. Bitta qatorga «bir nechta narsa to'g'rilandi» deb yozmang.
• Yozuv o'chirilmaydi. Xato bo'lsa, uni tuzatuvchi yangi qator qo'shiladi, eskisi qoladi.
• «Oldingi qiymat»ni qo'lda emas, nusxadan olingan eksportdan oling: yodingizdan yozilgan qiymat ko'pincha noto'g'ri chiqadi.
• Jurnal bitta faylda, bitta mas'ul tomonidan yuritiladi. Ko'p nusxa bo'lsa, qaysi biri to'g'ri ekani noma'lum bo'ladi.
• Har bir tozalash seansidan keyin jurnal o'sha kuni yangilanadi, «oxirida birdan yozaman» deb qoldirilmaydi.

Hisobchi va auditorga ochiq qilish

Jurnalni ularga to'liq berish shart emas, ammo ko'rsatiladigan shakl qulay bo'lishi kerak. Filtr yoki pivot jadval yordamida sabab bo'yicha yig'ma tuzing: nechta dublikat birlashtirildi, nechta birlik to'g'rilandi, nechta kartochka arxivlandi. Yig'ma ostida to'liq jurnal turadi. Tekshiruvchi qiziqqan tovar kodi bo'yicha qatorlarni filtrlab, o'zgarishning butun tarixini bir daqiqada ko'radi. Jurnalda narx yoki kontragent ma'lumotlari bo'lsa, faylni faqat kerakli kishilarga bering va uni boshqa maqsadda ishlatmang.

Xulosa

O'zgarishlar jurnali — oddiy jadval, lekin u tozalashni «biz nimadir qildik» holatidan tekshirsa bo'ladigan ishga aylantiradi: har qatorda oldingi qiymat, yangi qiymat, sabab va asos bor. SkladSoft tozalash jurnalini har bir ish bo'yicha yuritadi va uni o'zgarishlar nima uchun kiritilganini ko'rsatadigan XLSX fayl ko'rinishida topshiradi; tizimga kiritish esa yozma roziligingiz bilan bajariladi.