Журнал изменений: было, стало и причина в каждой строке
Когда данные исправлены, следов того, что изменилось, не должно исчезать. Какие столбцы нужны в журнале, как его вести и показывать бухгалтеру и аудитору.
Данные почищены: сорок дублей карточек объединены, у десятков товаров исправлена единица, пустые карточки ушли в архив. Через два месяца бухгалтер спрашивает: «Почему остаток по этому товару не такой, как в прошлом месяце?» Если не записано, что именно менялось, для ответа снова придётся делать выгрузки, сверять и строить догадки. Предотвращает это журнал изменений: простая таблица, в которой остаётся след каждой правки. Ниже — зачем нужен журнал, из каких столбцов состоит и как его вести.
Что даёт журнал
Во-первых, возможность поиска: по любому товару видно, что и почему менялось в его карточке. Во-вторых, возможность возврата: если правка окажется ошибочной, столбец «было» поможет восстановить исходное состояние. В-третьих, доверие: бухгалтер и аудитор, посмотрев журнал, убеждаются, что правки не беспричинны. В-четвёртых, профилактика будущих ошибок: если посчитать причины в журнале, видно, какая ошибка повторяется чаще всего. Например, если половина записей — «дубль», нужно ужесточить правило заведения новых карточек. Без журнала фраза «мы почистили» превращается в спорное утверждение.
Некоторые системы и сами хранят историю изменений. Если в вашей системе такая возможность включена, пользуйтесь ею, но она фиксирует только то, что изменилось. Почему изменено и на основании какого документа, записано лишь в журнале, который ведёте вы.
Столбцы журнала
Обычно достаточно таких столбцов:
- порядковый номер и дата;
- кто изменил;
- объект: код карточки или номер документа;
- поле: название, единица, штрихкод, склад, количество;
- прежнее значение;
- новое значение;
- причина: значение из списка;
- основание: по какому документу, листу пересчёта или письму;
- статус: предложено, согласовано, внесено в систему;
- кто утвердил.
Столбцы причины и статуса в Excel сделайте выбором из списка. Столбец причины не должен быть свободным текстом. Составьте короткий список: «дубль», «ошибка единицы», «итог пересчёта», «документ не проведён», «унификация по регламенту». Тогда журнал потом можно сгруппировать по причинам и увидеть, какого типа ошибок больше.
Столбец статуса тоже важен. Файл с исправлениями может быть готов, но не внесён в систему. Разница между «согласовано» и «внесено» должна быть видна в журнале, иначе бухгалтер не знает, какие правки уже действуют.
Примеры строк
Условный пример журнала из трёх строк:
- Q-0412, поле «единица»: шт → коробка (1 коробка = 12 шт), причина «ошибка единицы», основание: приходный документ и проверка цены.
- Q-0733 и Q-0734, поле «карточка»: две записи объединены в одну, причина «дубль», основание: одинаковый штрихкод.
- Q-1105, поле «статус»: активна → архив, причина «нет движения», основание: отсутствие документов в течение трёх лет.
В каждой строке «было» и «стало» стоят рядом. Прочитавший эти три строки точно понимает, какая работа выполнена.
Правила ведения журнала
- Одна строка — одно изменение. Не пишите в одну строку «исправлено несколько вещей».
- Записи не удаляются. Если допущена ошибка, добавляется новая строка с исправлением, а прежняя остаётся.
- «Прежнее значение» берите не по памяти, а из выгрузки-копии: значение, написанное по памяти, чаще всего оказывается неверным.
- Журнал ведётся в одном файле одним ответственным. Если копий много, непонятно, какая из них верна.
- После каждого сеанса чистки журнал обновляется в тот же день, а не откладывается «на потом, всё сразу».
Как показать бухгалтеру и аудитору
Журнал не обязательно отдавать целиком, но форма показа должна быть удобной. С помощью фильтра или сводной таблицы сделайте итог по причинам: сколько дублей объединено, сколько единиц исправлено, сколько карточек отправлено в архив. Под итогом лежит полный журнал. Проверяющий отфильтрует интересующий его код товара и за минуту увидит всю историю изменений. Если в журнале есть цены или данные контрагентов, передавайте файл только тем, кому он нужен, и не используйте его для других целей.
Вывод
Журнал изменений — обычная таблица, но она превращает чистку из «мы что-то сделали» в работу, которую можно проверить: в каждой строке есть прежнее значение, новое значение, причина и основание. SkladSoft ведёт журнал чистки по каждому заказу и передаёт его в виде файла XLSX, где видно, почему внесены изменения; внесение в систему выполняется только с вашего письменного согласия.