Ошибку единицы измерения видно по цене: разница в 12 раз

В одной приходной накладной штука «Чай 100 г» стоит 500 сумов, а через два месяца в другой — 12 000. Думать, что поставщик поднял цену в 24 раза, нелогично: скорее всего, это не цена, а ошибка единицы измерения. В одном документе выбрана коробка, в другом штука, а количество записано то же самое. Такая ошибка уменьшает или увеличивает остаток в десятки раз, а при пересчёте превращается в «недостачу». Быстрее всего её найти, сравнивая не карточки, а цены.

Цена как след ошибки единицы

Цена в основной единице считается так: сумма прихода делится на количество в основной единице. Цена одного товара за несколько месяцев колеблется в известных пределах, но не прыгает в 12 или 24 раза. Если отношение самой высокой и самой низкой цены близко к целому числу, то, скорее всего, это ошибка единицы. Типичные коэффициенты: число штук в коробке (6, 10, 12, 20, 24), а также 100 и 1000 (между граммами и килограммами).

Цена может изменяться и по-настоящему: курс, акция, оптовая скидка, другой поставщик. Но такие причины обычно дают разницу в процентах, а не в разы. Поэтому порог проверки не занижайте: например, смотрите те позиции, где отношение больше 3.

Шаги в Excel

1. Выгрузите строки приходов за последние 6–12 месяцев: код товара, дата, количество, единица, сумма.
2. С помощью таблицы коэффициентов приведите количество к основной единице (обычно штуки).
3. Посчитайте цену в основной единице: сумма, делённая на количество в основной единице.
4. Постройте сводную таблицу: в строках код товара, в значениях наибольшая и наименьшая цена.
5. Добавьте столбец: наибольшая цена, делённая на наименьшую.
6. Отберите строки, где отношение больше 3, и проверьте, не близко ли отношение к целому коэффициенту (12, 24, 100, 1000).

Вместо сводной таблицы можно использовать функции MAXIFS и MINIFS (в Excel 2019 и новее): они напрямую считают наибольшую и наименьшую цену по каждому коду товара.

Если первая таблица кажется сложной, начните с 50 товаров с самой большой суммой: ошибки здесь обходятся дороже всего.

Условный пример

«Чай 100 г», 1 коробка = 24 шт. В феврале принято 20 коробок на 240 000 сумов: это 480 штук, цена 500 сумов. В мартовском документе та же партия внесена как 20 «штук» на те же 240 000 сумов: цена 12 000 сумов. Отношение 12 000 к 500 равно 24, то есть в точности совпадает с размером коробки. Значит, в мартовском документе вместо коробки выбрана штука, и в программе вместо 480 осталось 20 штук: не хватает 460. При пересчёте это выглядит как «недостача», хотя товар лежит на полке.

Что делать, когда нашли

Сначала определите, где ошибка:

• если неверная цена только в одном документе, ошибка в документе: выбрана не та единица;
• если одинаковое отношение повторяется в нескольких документах одного товара, возможно, неверен коэффициент в карточке.

Изменение документа или замена коэффициента пересчитывает остатки, поэтому сначала делают копию, а правку согласуют с главным бухгалтером или ответственным за 1С. Найденные строки разделите на три группы: ошибка документа, ошибка карточки и настоящее изменение цены. Третью группу не исправляют, но комментируют, чтобы при следующей проверке она не вызывала вопросов. Каждое исправление записывайте в журнал: код товара, документ, старая единица, новая единица, дата.

Как не допускать

Не позволяйте вписывать единицу в документ вручную: вводите правило выбора из списка. После начала движения запретите менять основную единицу товара. Ведите таблицу коэффициентов в одном месте, а при смене фасовки добавляйте новую строку с датой и не переписывайте старую. Повторяйте эту проверку цен два-три раза в год: это час работы, но доверие к остаткам заметно растёт.

Вывод

Цена не скрывает ошибку единицы: если посчитать цену в основной единице и сравнить наибольшее и наименьшее значения, отношения, близкие к целым коэффициентам, указывают на ошибку. SkladSoft считает цену в основной единице по копии приходных документов и передаёт список документов и карточек с вероятной ошибкой единицы и причинами; исправления вносятся только с вашего письменного согласия.