Ввод начальных остатков: количество, сумма и партия вместе

При переходе на новую базу часто говорят «остатки внесли» и считают работу законченной. Но если внесено только число, в отчётах стоимость запаса получается нулевой, а себестоимость первого расхода считается неверно. Остаток состоит не только из количества: в нём есть сумма, партия и склад. Ниже о том, как выглядит таблица начальных остатков, откуда берётся сумма и какие ошибки встречаются при вводе.

Из чего состоит начальный остаток

В большинстве конфигураций для ввода начальных остатков есть отдельный документ. Его название и поля зависят от конфигурации, поэтому точную форму уточните у специалиста по 1С. А вот состав сведений почти везде одинаков:

• количество и единица измерения;
• склад, то есть где именно лежит товар;
• сумма, то есть учётная стоимость товара;
• партия: дата прихода, серия или срок годности;
• владелец товара, если он принят на комиссию.

Каждое дополнительное поле облегчает последующую работу. Если в старой базе нет сведений о партии, не придумывайте их: товарам без срока можно присвоить одну общую партию «начальный остаток» с датой перехода. А у товаров со сроком годности срок нужно посмотреть на упаковке и записать во время пересчёта. Без суммы нарушается расчёт прибыли. Без партии не работает правило «старое продаём первым». Без склада всё оседает в одном месте.

Структура таблицы

Столбцы таблицы для загрузки: дата, склад, код, единица, количество, сумма, партия, срок годности. Дата ставится на день среза перед переходом. Для каждого склада подготовьте отдельный документ или лист.

Условная строка: код A-1043, «Масло, 5 л», склад 1, 84 штуки, сумма 6 300 000 сумов. Учётная стоимость одной штуки 75 000 сумов: 84 × 75 000 = 6 300 000. Показывайте в таблице оба числа по каждой строке, иначе потом не определить, верна ли строка.

Откуда берётся сумма

Количество подтверждается пересчётом, а сумма берётся из учётных данных. Используйте учётную стоимость из старой базы и не заменяйте её догадкой. Если пересчёт изменил количество, пересчитайте и сумму: новое количество × учётная стоимость единицы.

Условный пример: в 1С было 84 штуки, при пересчёте насчитали 72, стоимость единицы 75 000 сумов. Начальный остаток: 72 × 75 000 = 5 400 000 сумов. Недостача 12 штук, то есть 900 000 сумов, оформляется отдельным документом. Не «прячьте» её внутри остатка.

Типичные ошибки при вводе

• Сумма нулевая или пустая: стоимость остатка пропадает из отчётов, и себестоимость следующего расхода искажается.
• Путаница цены и общей суммы: в одних формах в поле вводится цена единицы, в других сумма всей строки. Если общую сумму записать в поле цены, стоимость умножится на количество и вырастет в тысячи раз.
• Единица измерения: число коробок введено как штуки.
• Дата: если поставить дату после среза перехода, документ смешается с движениями.
• Партия или срок годности пусты: в аптеках и на продуктовых складах работать по срокам становится трудно.
• Все товары попали на один склад, хотя лежат на разных.

Контроль

Перед загрузкой в Excel посчитайте общее количество и общую сумму, а также итоги по группам. После загрузки откройте в новой базе отчёт по остаткам и сверьте с этими числами. Если не совпало, ищите строку с разницей по группе или складу. Сначала проверьте небольшую выборку, потом загружайте всю таблицу.

Результат по каждому складу пусть подтвердят заведующий складом и бухгалтер: отчёт по остаткам, таблица загрузки и листы пересчёта хранятся в одной папке. Если через год возникнет вопрос, как получен начальный остаток, ответ будет лежать там.

Вывод

Начальный остаток, внесённый вместе с количеством, суммой, партией и складом, сразу даёт новой базе правильные отчёты. Пересчёт подтверждает количество, сумма берётся из учётной стоимости, а контрольные итоги ловят ошибку до загрузки. SkladSoft по итогам пересчёта готовит таблицу для загрузки с количеством, суммой и партиями и передаёт её с контрольными итогами; внесение в систему выполняется только с вашего письменного согласия.