Регламент ввода данных: правила создания новой карточки

Номенклатура почищена, дубли объединены, единицы исправлены. Через месяц справочник снова зарастает: «Мука 50кг», «Мука, 50 кг.», «Мука высший сорт 50 кг». Причина обычно не в людях, а в отсутствии правил. Каждый заводит карточку как умеет, а на поиск нет времени. Чтобы результат чистки сохранился, нужен регламент, и сам он не должен быть длиннее одной страницы. Ниже о том, что должно быть на такой странице.

Кто заводит карточки

Право создавать карточки отдаётся узкому кругу: два-три человека, например менеджер по товару и ответственный за данные. Кладовщик или продавец карточку сам не заводит, а отправляет заявку. В заявке указываются название, единица измерения, фасовка, штрихкод и товарная группа, по возможности прикладывается фотография товара. Назначьте срок ответа, например один рабочий день: если срока нет, люди не ждут и заводят карточку сами.

На небольшом складе эти две роли может совмещать один человек. Тогда проверять должен хотя бы один второй: свою ошибку увидеть трудно.

Сначала поиск

Обязательный первый шаг: проверить, нет ли такой карточки. Поиск идёт тремя путями: по штрихкоду, по части названия, по артикулу поставщика. Если товар нашёлся любым из них, новая карточка не создаётся. Результат поиска записывается в заявку: «по штрихкоду и названию не найдено». Тогда при появлении дубля станет видно, где внимание ослабло.

Как пишется название

Структура названия во всех карточках одинакова: вид товара, описание, размер или объём, фасовка. Условные образцы: «Мука высший сорт, 50 кг, мешок», «Масло подсолнечное, 5 л, бутылка». Правила:

• заглавная буква только в первом слове;
• между числом и единицей пробел: «50 кг», «5 л»;
• список сокращений определён (мешок, коробка, бутылка), других сокращений нет;
• один вид апострофа; кириллица и латиница не смешиваются в одном слове;
• лишних пробелов, точки в конце и кавычек нет.

Поиск идёт слева направо, поэтому самое важное слово (вид товара) стоит в начале названия.

В название не пишут временные сведения: цену, акцию, слово «новинка», название склада или поставщика, восклицательные знаки. Всё это меняется, а карточка живёт годами. Вид до и после регламента: вместо «мука 50кг», «Мука, 50 кг.», «Мука высший сорт 50 кг» везде одно: «Мука высший сорт, 50 кг, мешок».

Обязательные поля

Если что-то из перечисленного пусто, карточка не утверждается:

• товарная группа;
• основная единица измерения;
• фасовка: сколько штук в коробке;
• отдельный штрихкод для каждой фасовки;
• внутренний код или артикул.

Фасовка и штрихкод заслуживают особого внимания. Условный пример: в одной коробке 24 штуки. У штуки и у коробки должны быть разные штрихкоды, иначе при пересчёте коробку введут как штуку, и остаток исказится в 24 раза. Поэтому каждый вид фасовки записывается со своим кодом и коэффициентом (24 штуки).

В некоторых конфигурациях обязательное заполнение можно настроить в самой программе. Есть ли у вас такая возможность, уточните у специалиста по 1С.

Проверка и контроль

Утверждающий отвечает на пять вопросов: искали ли, соответствует ли название шаблону, верна ли единица, не повторяется ли штрихкод, правильно ли выбрана группа. Только если на всё «да», карточка создаётся. Отклонённая заявка возвращается автору с письменной причиной: тогда сотрудник не повторит ошибку в следующий раз, а справочник сам собой придёт в порядок.

Раз в месяц выгружайте в Excel список карточек, созданных за прошлый месяц, и ищите повторяющиеся названия и штрихкоды через COUNTIF. Условный пример: за месяц создано 80 карточек, при проверке в 6 нашлись ошибки. Если выяснится, что ошибки сделали четыре человека, этим людям стоит заново объяснить регламент.

Вывод

Очищенный справочник без правил долго не живёт. Кто заводит, как искать, как писать название, какие поля обязательны и кто проверяет: эти пять ответов умещаются на одной странице. SkladSoft после чистки номенклатуры готовит для вашего склада шаблон названия и регламент создания карточек; настройки системы меняются только с вашего письменного согласия.