Система артикулов: как дать товару понятный и уникальный код

Товар «Масло 5 л» один сотрудник ищет как «Масло», другой как «Растительное масло», третий как «Подсолнечное». Названия разные, но если артикул один и тот же, все выходят на одну карточку. Артикул — это паспорт товара, не зависящий от названия. Чтобы он работал, нужно выполнить два условия: у каждого товара он уникален, а строят его все по одному правилу. Ниже — как построить артикул, что в него не стоит включать и что делать со старыми.

Каким должен быть артикул

К артикулу предъявляют пять требований:

• уникальность: один артикул принадлежит только одному товару, использованный артикул другому товару не выдаётся;
• последовательность: у всех товаров одинаковая структура;
• краткость: его можно вписать от руки, назвать по телефону и прочитать в листе;
• читаемость: заглавные буквы, цифры и дефис, кириллица и латиница не смешиваются;
• неизменность: при смене названия, цены или поставщика артикул остаётся прежним.

Последнее требование главное. Если артикул привязан к изменчивому свойству товара, то в день его смены код «устаревает», и кто-то правит его вручную. С этого начинаются дубли.

Условный пример: в артикул вписали сокращение поставщика: «AL-MUKA-50». Когда товар перешёл к другому поставщику, карточка осталась со старым артикулом, а новая партия была заведена как «BK-MUKA-50». В итоге одна и та же мука лежит в двух карточках, и остаток поделён надвое.

Структура артикула

Есть два пути. Первый: бессмысленный порядковый номер (000124). Это надёжнее всего, но по артикулу не определить тип товара. Второй: короткий префикс группы и порядковый номер, например MUK-0012 (мука) или MAS-0045 (масло), записанные латиницей. Большинству складов подходит второй: код и уникален, и с первого взгляда показывает группу товара.

Если у товара есть варианты (размер, цвет, объём), к основному артикулу добавляется отдельная часть: KR-0045-42, где 42 — размер. Неизменное свойство (размер, цвет) попадает в приставку, а изменчивое — никогда.

Числовую часть делайте одной длины и дополняйте нулями: 0012, 0124. Тогда список сортируется правильно, а длину можно проверять формулой.

Следующий номер не считайте вручную. В Excel берите новый артикул из последнего номера формулой, например A2&"-"&TEXT(B2+1;"0000"), где A2 — префикс группы, а B2 — последний номер в этой группе. Артикул, полученный формулой, потом вручную не правьте: иначе в один день два сотрудника получат один и тот же номер.

Что в артикул включать не нужно

• цену или ценовую группу: цена меняется;
• название поставщика или производителя: товар могут привезти из другого места;
• дату или сезон: «новый» товар через год устаревает и путает код;
• склад или ячейку: место меняется, товар остаётся;
• штрихкод: он хранится в отдельном столбце и артикул не заменяет.

Собственный код поставщика храните в отдельном столбце «Артикул поставщика». Он не должен смешиваться с вашим артикулом, но понадобится при заказе.

Что делать со старыми артикулами

Если справочник уже разросся, переименовывать всё за один день рискованно: старые документы, прайс-листы и память сотрудников держатся за прежний код. Порядок такой:

1. Проверьте текущие артикулы: повторы (COUNTIF(A:A;A2)>1), пустые, длину (LEN) и записи, которые оформлены не по правилу.
2. Запишите новый артикул в отдельный столбец, а старый не удаляйте.
3. Сохраните карту «старый → новый»: она понадобится при повторной привязке документов и прайс-листов.
4. На какое-то время оставьте поиск по обоим артикулам, затем старый переведите в архив.
5. Новый артикул выдаёт только один ответственный, остальные запрашивают его в списке.

Условный пример: в справочнике 1 900 карточек, у 140 пустой артикул, у 60 он повторяется. Эти 200 записей приводятся в порядок в первую очередь, остальные переходят постепенно.

Вывод

Хороший артикул — короткий, уникальный и неизменный код: префикс группы, порядковый номер и при необходимости часть варианта. Цена, поставщик и дата в него не входят, а старые коды постепенно заменяются через карту соответствия. SkladSoft проверяет артикулы в справочнике, находит повторы и пустые значения, составляет новые по правилу и передаёт карту «старый → новый» вместе с журналом изменений.