Проверка остатков перед закрытием месяца: список на 10 минут

Если ошибку находят после закрытия месяца, исправить её гораздо труднее: отчёты готовы, цены рассчитаны, а чтобы открыть прошлый период, иногда нужны отдельные согласования. Между тем многие ошибки видны заранее: документ, застрявший в черновике, минусовой остаток, приход с нулевой ценой. Чтобы найти их за несколько дней до закрытия, не нужна длинная проверка. Ниже — список из десяти пунктов, который кладовщик и бухгалтер могут вместе пройти за десять минут. Если в вашей системе порядок закрытия месяца другой, подстройте пункты под него: смысл списка не изменится.

Проходите список дважды: за три-пять дней до конца месяца и накануне закрытия. Первый проход оставляет время на исправления, второй подтверждает, что они выполнены. Так работа в день закрытия не будет авральной, а пойдёт по плану.

Документы: три пункта

• Непроведённые документы. Нет ли среди приходов, расходов и возвратов за этот месяц документов, оставшихся в черновике? Отсортируйте их в журнале по статусу. Каждый черновик либо проводят, либо удаляют по веской причине.
• Перемещения в пути. Выведите список документов, где на одном складе расход проведён, а на другом прихода нет. На конец месяца товар «в пути» пропадает из отчётов по обоим складам.
• Граница дат. Попали ли документы последнего и первого дней месяца в правильный месяц? Если товар, принятый утром 31-го, оформлен 1-м числом, остаток внутри месяца будет неверным.

Условный пример: за три дня до конца месяца журнал непроведённых документов показал 14 строк. Пять из них — запоздавшие приходы, три созданы для проверки, шесть ждут согласования. Первую группу проводят, вторую удаляют, по третьей решает бухгалтер. Эта работа занимает полчаса, а после закрытия поиск документов по одному может растянуться на дни.

Остаток и цена: четыре пункта

• Минусовой остаток. В отчёте по остаткам не должно быть строк меньше нуля. Каждая такая строка означает, что приход опоздал или расход проведён с ошибкой.
• Нулевая цена. Строки прихода без цены или остаток с нулевой себестоимостью. Такой товар не виден в сумме, а при продаже искусственно завышает прибыль.
• Несоответствие количества и суммы. Строки, где количество нулевое, а сумма нет (или наоборот). Обычно это остаток от округления либо признак документа с неверно исправленной ценой.
• Скачок цены и единицы. Товары, цена которых резко изменилась по сравнению с прошлым месяцем. Чаще дело не в цене, а в ошибке единицы.

Условный пример: для «Мука, 50 кг» в прошлом месяце цена за 1 кг была 6 000 сум, а в этом показано 300 000 сум. Цена не выросла в 50 раз: вероятно, цена указана за мешок, а количество введено в килограммах.

Сходимость: три пункта

Эти пункты проверяют не сам отчёт по остаткам, а его согласованность с другими отчётами и документами.

• Склад и бухгалтерия. Итог в складском отчёте по остаткам должен совпадать с итогом по товарно-материальным запасам в бухгалтерии. Если есть разница, сопоставьте по товарам и найдите документ.
• Итоги пересчёта. Если в течение месяца проводился пересчёт, оформлены ли его расхождения документом и внесены ли в систему или они лежат в списке «потом»?
• Согласованные исправления. Исправления, согласованные за месяц, но не внесённые в систему (единицы, цены, склады), нужно выполнить в этом же месяце, а не переносить на следующий.

Как пройти список за 10 минут

Чтобы сэкономить время, заранее настройте отчёты: сохраните отдельные отчёты по непроведённым документам, минусовым остаткам и нулевым ценам. Открывший их человек видит результат с первого взгляда. Если первый проход приходится примерно на 25-е число, всё не накапливается к последнему дню.

Результат запишите в короткую таблицу: пункт, число найденных строк, ответственный, статус. Если по пункту найдено ноль строк, тоже запишите: в следующем месяце будет видно, насколько список ускорился. Если после проверки остаются открытые пункты, решение сдвинуть дату закрытия или передать их бухгалтеру принимает ответственное лицо, а не тот, кто проходил список.

Вывод

Десять пунктов, десять минут и проверка до закрытия сокращают авральные исправления в конце месяца. SkladSoft проводит такую проверку на копии остатков и номенклатуры и передаёт перечень найденных черновиков, минусовых остатков и нулевых цен с причинами; исправления вносятся в систему только с вашего письменного согласия.