Перед загрузкой в 1С: пробный прогон на копии и план отката

Результат пересчёта готов в Excel, а загрузка остатков в 1С — это несколько нажатий. Именно эта лёгкость опасна: ошибка, попавшая в рабочую базу, остаётся не в таблице, а в документах, остатках и последующих отчётах, и откатывать её дольше, чем загружать. Поэтому перед загрузкой поставьте три преграды: пробную копию, небольшую выборку и план отката. Ниже — порядок действий.

Копия и тестовая база

Первый шаг: сделайте полную резервную копию рабочей базы. Это поручают специалисту по 1С или администратору. Из этой копии поднимается отдельная тестовая база, куда файл, предназначенный для рабочей, загружается тем же способом.

У тестовой базы есть важные меры предосторожности. Обмен данными с другими системами и сайтами должен быть отключён, иначе тестовые документы могут дойти до настоящих систем. Чтобы не путать тестовую базу с рабочей, дайте ей другое название.

Выборка из двадцати строк

Не загружайте весь файл сразу. Сначала возьмите выборку из 20 строк, причём не случайную, а намеренно охватывающую разные случаи. В выборку включите:

• обычный товар без особенностей;
• товар с единицами «коробка» и «штука»;
• товар с партией и сроком годности;
• товар с кодом, начинающимся с нуля;
• товар с апострофом или спецсимволом в названии;
• товар с нулевым или отрицательным остатком;
• код, для которого в базе ещё нет карточки.

После загрузки сравните по каждой строке количество, единицу, склад и сумму с файлом. Ошибки в структуре файла нередко видны уже в этих двадцати строках.

Полная загрузка и контрольные суммы

Если выборка прошла чисто, загрузите весь файл в тестовую базу и сравните четыре итога:

1. число строк в файле и число строк в созданном документе;
2. общее количество в основной единице;
3. общая сумма;
4. список отклонённых строк («код не найден», «единица не найдена»): соберите их в отдельную таблицу.

Затем проведите документ в тестовой базе и откройте отчёт по остаткам. Он должен совпасть с результатом пересчёта: если остаток в точности равен факту, загрузка прошла правильно. Дополнительно вручную проверьте 30 случайных позиций.

Условный пример: выборка из 20 строк показала три проблемы: у кода пропал ведущий ноль, один товар загрузился в штуках вместо коробок, не нашлось название с апострофом. Файл исправили, полная загрузка прошла без отклонённых строк, а отчёт по остаткам совпал с итогом пересчёта.

План отката

Заранее, не торопясь, письменно ответьте на пять вопросов. Ответы вместе и будут вашим планом отката:

• какой документ (и сколько) создаст загрузка;
• как их потом найти: впишите в примечание метку загрузки, например «ЗАГРУЗКА 14-10»;
• кто и как их отменит: отмена проведения и пометка на удаление;
• если отмены недостаточно, кто и за какое время восстановит базу из резервной копии;
• при каком условии принимается решение об откате, например если итоги отличаются от результата теста.

Само наличие плана делает загрузку спокойной: если что-то пойдёт не так, все знают, что делать. Запишите план на бумаге и прочитайте его всем участникам загрузки: тому, кто загружает, бухгалтеру и ответственному за склад. Если план хранится в голове одного человека, в нужный момент этого человека может не оказаться рядом.

Окно загрузки и акт

Назначьте загрузку на время минимального движения, например на вечер или выходной, и в это время не вводите складские документы. Иначе загруженный остаток смешается с новым движением, а откат станет сложнее.

После загрузки главный бухгалтер и ответственный за склад подписывают короткий акт: какой файл, когда, кто загрузил, какие контрольные суммы совпали. И через год этот документ ответит на вопрос «откуда взялся этот остаток?».

Вывод

Тестовая копия, намеренно подобранные двадцать строк и письменный план отката превращают загрузку из одноразового рискованного действия в управляемый процесс. SkladSoft готовит итоги пересчёта в виде файла для загрузки в 1С, подбирает выборку для теста и передаёт контрольные суммы; загрузка в рабочую базу выполняется только с вашего письменного согласия либо вашим специалистом по 1С.