Итог пересчёта для руководителя: резюме на одной странице

Пересчёт окончен, данные почищены, таблица расхождений готова: в ней 1 200 строк, десятки столбцов, сотни комментариев. Для бухгалтера это рабочая таблица, для заведующего складом тоже. Но руководителю не нужно читать все строки, ему нужны ответы на три вопроса: что найдено, почему и какого решения от него ждут. Эти ответы могут уместиться на одной странице и должны там уместиться. Ниже — из чего состоит такое резюме на одну страницу и как его составить.

Что должно быть на странице

Резюме состоит из пяти блоков:

• главные цифры: сколько позиций проверено, в скольких есть расхождения, сумма излишков и недостач;
• распределение по причинам: из-за чего возникли расхождения;
• итоги чистки: сколько дублей карточек объединено, сколько единиц исправлено, сколько карточек отправлено в архив;
• вопросы, требующие решения;
• дальнейшие шаги с ответственными и сроками.

Первая фраза страницы — общий вывод: «Большинство проверенных позиций совпало, основная часть расхождений вызвана двумя причинами, по двум вопросам нужно ваше решение». Прочитав только её, руководитель сам решает, читать ли остальное подробнее.

Как показать цифры

Достаточно трёх-пяти цифр, лишние отвлекают. Условный пример: из 1 200 позиций расхождения в 96 (8 процентов). Недостача 14,2 млн сум, излишек 3,1 млн сум. Главное правило: излишек и недостачу показывайте раздельно, а не одной цифрой «чистой разницы». Иначе из недостачи 14,2 млн вычитается излишек 3,1 млн, остаётся 11,1 млн, и отдельные крупные недостачи прячутся за лишним товаром.

Давайте цифры в сумах и в количестве товара: одна сумма иногда выглядит незначительной, а сотни недостающих штук для руководителя звучат иначе. Если есть результат прошлого пересчёта, добавьте его для сравнения.

Группы причин

Сгруппируйте расхождения по 4–6 причинам и покажите долю каждой. Примерные группы:

• ошибка документа (не проведён, неверная дата или склад);
• ошибка данных (дубль, единица, штрихкод);
• товар в пути или на другом складе;
• настоящая недостача или излишек (причина в документах не найдена);
• причина не установлена.

Условное распределение: из 96 расхождений 41 — ошибка документа, 27 — ошибка данных, 12 — товар в пути, 9 — настоящая недостача или излишек, 7 — причина не установлена. Первые две группы составляют больше 70 процентов расхождений. Значит, основная работа не в поиске товара, а в порядке документов и данных.

Последнюю группу не скрывайте. Если доля «причина не установлена» невелика, доверие к выводам растёт; если велика, это довод в пользу дополнительной проверки. Сводная таблица позволяет построить такое распределение за несколько минут.

Вопросы к решению

Этот блок для руководителя важнее всего. Каждый вопрос формулируйте одной фразой: что требуется, варианты, рекомендация. Примеры:

• подписать корректирующие документы и внести их в систему: рекомендация — внести;
• порядок внутренней проверки по недостаче, причина которой не найдена;
• разрешение на перевод карточек в архив;
• периодичность следующего пересчёта и ответственные.

По каждому вопросу укажите срок и ответственного, иначе резюме останется «интересной информацией».

Как оформить страницу

Резюме не должно выходить за формат А4. Наверху напишите охват: какой склад, дата пересчёта и с остатками какой системы проводилась сверка. Главные цифры вынесите крупным шрифтом в отдельные блоки, а причины покажите в виде короткой таблицы или простой диаграммы. В конце страницы поставьте список приложений: полная таблица расхождений, журнал чистки, проект корректирующих документов. Руководитель при необходимости откроет их, а если не откроет, всё равно сможет принять решение по резюме.

Следите за языком: пишите короткими фразами и без профессиональных терминов. Вместо «документ не проведён» понятнее объяснение «документ не внесён в систему, поэтому товар не был виден в учёте».

Вывод

Резюме для руководителя отвечает на три вопроса: что найдено, почему и какое решение нужно. Главные цифры, группы причин и вопросы к решению умещаются на одной странице, а полная таблица прилагается. SkladSoft вместе с результатом работы готовит резюме на одну страницу в формате PDF; к нему прилагаются таблица расхождений, журнал чистки и проект корректирующих документов, готовый к подписанию.